Da tempo cercavo un sistema organizzativo che evitasse i device elettronici (che adoro, ma che a mio avviso non sono adatti alla scrittura organizzativa), ovvero che “nativamente” utilizzasse semplicemente carta e penna, come amo fare anche nel visual thinking.

Ho trovato questo sistema nel cosiddetto bullet journal. Ma attenzione: il sistema ricalcato tale e quale ed eseguito supinamente, è a mio avviso un tantino troppo rigido e per certi versi eccessivamente lungo da impostare. Pure un esperto in materia come Matt Ragland lo dice chiaro e tondo, anche se secondo me anche i suoi consigli possono essere ulteriormente semplificati, per una convergenza alla configurazione migliore.

Insomma, lungi dal volervi imporre un sistema, vi consiglio caldamente di seguire il mio setup, che spiegherò di seguito in modo molto circostanziato, e soprattutto motivato.

My BuJo Setup

Innanzitutto, cos’è un bullet journal?

Per quel che mi riguarda è un quaderno o taccuino che viene opportunamente impostato per essere un punto di riferimento organizzativo personale con riferimento annuale (in sostituzione di qualsiasi agenda).

Quale taccuino scegliere?

Ce ne sono molti, anche troppi. Personalmente non utilizzo né i tanto blasonati Moleskine (che a mio avviso, e secondo chiunque abbia un minimo di conoscenza della scrittura analogica e delle tipologie di carta sul mercato, sono di qualità pessima), né i certamente fantastici Leuchtturm 1917. Preferisco i taccuini “stile Moleskine” prodotti dalla AmazonBasics, che costano praticamente la metà dei Moleskine di pari formato e qualitativamente valgono almeno il triplo. Il mio standard è la versione base a righe.

Setting #1 – prima pagina a destra

La prima cosa che scrivo è l’anno di riferimento (ribadito magari anche da un’etichetta esterna), alcune informazioni sul proprietario del taccuino (lo dovessi dimenticare da qualche parte), e una rapida legenda delle icone che utilizzo per denotare il testo.

Nel mio caso la legenda è semplicissima, ma potete tranquillamente usare quella standard proposta dall’autore di questo sistema, che riporto direttamente.

Nel mio caso utilizzo una versione molto semplificata di questa che vedete. Al posto del punto, uso un cerchietto, che posso barrare con una X completa nel caso di “task completato”, oppure con un segno > nel caso il task sia stato spostato altrove (concetto importantissimo nel bullet journaling). Sia gli eventi che le annotazioni, invece, recano a inizio testo un banalissimo asterisco. Questi simboli mi bastano e mi avanzano, ma è chiaro che potete aggiungere quelli che ritenete più opportuni.

Setting #2 – l’indice

Le prime due pagine (che non sono ancora vere e proprie “pagine numerate” del taccuino) vanno utilizzate come indice, ossia come riferimento per andare a trovare gli argomenti, esattamente come in un libro. Il mio consiglio è di avere di fronte le pagine sempre “a coppie”, e di iniziare da sinistra, di modo da avere sempre due pagine aperte di fronte a noi.

Insomma, per l’indice servono (le prime) due pagine (non numerate): pagina A a sinistra e pagina B a destra.

L’indice completo dovrà recare questa dicitura:

Pagine 1 – 4	Year Log
/ Pagine 5 – 6 Pagine 7 – 8 Pagine 9 – 10 Pagine 11 – 12 Pagine 13 – 14 Pagine 15 – 16 Pagine 17 – 18 Pagine 19 – 20 Pagine 21 – 22 Pagine 23 – 24 Pagine 25 – 26 Pagine 27 – 28	Month Log Gennaio Febbraio Marzo Aprime Maggio Giugno Luglio Agosto Settembre Ottobre Novembre Dicembre
Pagine dalla 29 alla [numero]	Day Log
Pagine dalla [numero+1] alla fine	Liste Speciali

Nota bene: Ci sono taccuini che hanno già le pagine numerate. Questo è ovviamente molto comodo, ma non essenziale, visto che le pagine si possono anche, come altrettanto ovvio, numerare a mano, oppure anche numerare solo per l’essenziale (fino alla 28, per intenderci).

Nel mio caso io numero solo le pagine fino alla 28, e le pagine successive (day log) le numero mentre le scrivo.

Siccome le liste speciali le tengo alla fine, parto dall’ultima pagina, come se avessi un secondo taccuino speculare.

Se le liste speciali cominciano a diventare tante, allora il consiglio è di provvedere a una qualche forma di numerazione delle stesse, riportata in indice.

Setting #3 – year log

Consta di quattro pagine perché su ciascuna vengono posti (in alto, in centro, e in basso) i nomi di tre mesi contigui, per esaurire l’intero anno. Quindi pagina 1 (sinistra) con gennaio, febbraio e marzo; pagina 2 (destra) con aprile, maggio e giugno; pagina 3 (sinistra) con luglio, agosto e settembre; e infine pagina 4 (destra) con ottobre, novembre e dicembre.

A cosa serve questo annual log? Semplicemente ad avere un luogo dove annotare i macro-progetti da svolgere nell’anno, con una razionale e ragionevole individuazione del mese di riferimento.

Nota bene: Questo spazio NON è assolutamente un’agenda dove segnare appuntamenti e “goal” mensili, ma solo un punto di riferimento per annotare quanto detto. L’agenda vera e propria sarà invece quella che vedremo tra un attimo nel month log.

Setting #4 – month log

Le pagine dalla 5 alla 28 (si veda tabella di prima) sono il cosiddetto month log, ossia lo spazio dove annotiamo (1) gli appuntamenti che devono essere svolti (come ovvio) esattamente in un tal giorno (salvo spostamenti) dello specifico mese (che vanno nella pagina a sinistra con numero dispari) e (2) i “goal” che devono essere raggiunti in quel mese, senza indicazione di giorno specifico (che vanno nella pagina a destra con numero pari).

IMPORTANTE – Io non sono solito annotare per filo e per segno, nella pagina di sinistra, tutti i giorni del mese, numero per numero, nome per nome. Mi sembra assurdo. Se devo annotare una data nei primi del mese, la annoto in alto, altrimenti, se la data è centrale o a fine del mese, verso il centro o verso il basso. Ho detto che è un sistema analogico, certo, ma un banale calendario (cartaceo o digitale che sia) credo che lo abbiamo tutti per vedere se un certo giorno è sabato, lunedì o domenica. Lo stesso dicasi per mesi con 28 o 31 giorni.

Setting #5 – day log

Dalla pagina 29, non si utilizza più la scansione “a quadranti” destro e sinistro. Potete tranquillamente scrivere di seguito, annotando la data del giorno e scrivendoci sotto tutti i task e le annotazioni che desiderate. Una pagina può tranquillamente contenere più giorni, perché ovviamente ci possono essere giorni in cui le annotazioni sono poche.

Setting #6 – liste speciali

Il bullet journal è ottimo per annotare liste speciali, ovviamente separate da tutto il resto, ma connesse e parallele. Le liste possono contenere qualsiasi cosa debba essere mappata nel tempo ed eseguita: l’andamento di una dieta, film e libri da acquistare, obiettivi da raggiungere senza specifico riferimento al mese dell’anno, etc…

Come si usa il BuJo

Farlo è molto più semplice di qualsiasi spiegazione. Quindi, faccio alcuni esempi:

• Ho un appuntamento il 3 febbraio con un cliente; vado alla pagina 7, che riporta appunto gli appuntamenti da svolgere esattamente in un certo giorno del febbraio 2023, e in alto (visto che siamo i primi di febbraio) annoto un cerchietto con la data e l’ora, nonché ovviamente la descrizione dell’appuntamento. Una volta effettuato, pongo una X sul cerchietto.
• Entro i primi di febbraio 2023 devo pagare la sosta comunale; vado alla pagina 6, che riporta le cose da fare “genericamente” nel mese di gennaio, e a fine pagina (visto che a me interessa che la cosa sia fatta entro i primi del mese dopo) annoto un cerchietto con la descrizione della cosa da fare. Una volta fatta, la spunto con una X, nel solito modo.
• Il primo gennaio mi accorgo di aver finito il cibo del gatto; lo stesso giorno, quindi esattamente a pagina 29, sotto la data del primo gennaio, annoto un cerchietto che riporta la cosa. Se riesco a farla subito, bene, la spunto immediatamente e passo ad altro. Altrimenti, se non sono riuscito a farla il giorno stesso (cosa difficile nel mio caso, visto che la mia gatta è un ottimo promemoria… ma questa è un’altra storia) in fase di controllo giornaliero o la lascio “da fare” e la spunto (esattamente dove sta) il giorno dopo, oppure la sposto barrandola con il simbolo > ricopiandola nei task del giorno dopo, oppure altrove. (Nel mio caso preferisco lasciarla lì per barrarla il giorno dopo, visto che stiamo parlando di azioni che riguardano un intorno temporale molto limitato, ma queste sono cose legate al gusto e allo stile personale.)
• Se entro maggio 2023 intendo cogliere i frutti di una nuova dieta, allora segno “nuova dieta” nella pagina year log contenente il mese di maggio (che è nel nostro caso la numero 2), con un opportuno cerchietto, e mi occupo di tenere traccia di questo proposito in una lista speciale a fine taccuino che intitolerò “dieta” che giornalmente controllerò, fino a spuntare il task di cui sopra.
• Se il primo gennaio mi dicono che un mio importante cliente ha un nuovo sito, lo annoto direttamente nel day log del primo gennaio, con un asterisco. Questa informazione “tempificata” può tornarmi utile in fase di rilettura.
• E via così…

Considerazioni finali

A cosa serve effettivamente il BuJo?

Essenzialmente, a gettare una volta per tutte i foglietti volanti pieni di annotazioni che verranno certamente perse, o peggio non saranno utili alla loro effettiva implementazione.

Nello specifico, il BuJo serve a concentrarsi organizzativamente utilizzando un solo strumento al posto di decine di strumenti disorganizzati e non connessi tra loro.

A cosa NON serve il BuJO?

Se il vostro task somiglia a una frase del tipo “conquistare il mondo”, oppure, più banalmente, “fare un avanzamento di carriera e guadagnare di più”, allora il BuJo può certamente permettervi di seguire questi “auspici” una volta trasformati in task eseguibili, ma di certo non può dirvi come trasformarli.

In altre parole, il BuJo serve a organizzare con facilità azioni per noi possibili e conosciute.

Insomma, può dirvi quando pagare una rata, ma non può dirvi come ottenere i soldi per pagarla.

Il consiglio è di separare nettamente la prassi organizzativa rappresentata dall’uso quotidiano del BuJo dall’elaborazione creativa che nel BuJo può essere certamente annotata come obiettivo, auspicio o progetto, ma deve necessariamente svilupparsi altrove, in taccuini dedicati appunto all’elaborazione e al pensiero approfondito.